Обязанности и функции корпоративного секретаря

Знания и навыки в каких сферах могут потребоваться?

Широкий спектр обязанностей пресс-секретаря, его большая ответственность за имидж работодателя задает высокие требования к его личности, профессиональной подготовке. Что до знаний, без которых невозможно состояться в профессии, то их круг можно очертить списком на 5 пунктов.

• Основы предпринимательства. Специалист по связям должен четко понимать структуру рынка, на котором функционирует компания.
• Навыки журналиста или копирайтера. Грамотно формулировать мысли, представлять товар работодателя в самом выгодном свете.
• Управленческие компетенции. Это не только представитель, но и организатор, менеджер, PR-эксперт.
• Знание приемов эффективной рекламы в различных сферах деятельности компании.
• Умение четко выстраивать план выступлений.

Из полезных личностных качеств надо выделить стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение вести диалог, налаживать отношения с широкой аудиторией. Хорошая дикция, грамотное письмо, развитая память, привычка выглядеть опрятно/авторитетно только ускорит карьерный рост специалиста.

Требования к образованию как один из критериев отбора кандидатов

Самостоятельного профиля пресс-секретаря в России де-факто нет. Но освоить эту профессию можно и через другие специальности. В нашем вузе это профили факультета управления, специальности корпоративного психолога, спортивного менеджера, маркетолога, менеджера по рекламе (digital и классической).

Пресс-секретарями с обширной сферой полномочий становились наши выпускники факультета бизнеса, экономисты, финансовые менеджеры. В управленческих компетенциях мы лучшие. Это подтверждено на самом высоком уровне (первое место рейтинга управленческих специальностей).

Адрес поступления:

Ленинградский пр-т, д. 80, корпуса Е, Ж, Г.

Станция метро «Сокол», выход в центре зала на ул. Балтийская, далее пешком или на троллейбусе (№ 6, 43) до остановки «Институт Гидропроект» (1 остановка), у троллейбусного депо повернуть направо.

Контакты приемной комиссии:Телефон: +7 (495) 800 10 01

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Навыки

Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:

Хорошая коммуникация, обслуживание клиентов и навыки построения отношений.
Коллективные навыки.
Умение работать с организацией и временем.
Внимание к детали.
Навыки ведения переговоров.
Напористость.
Гибкость.
Такт, осмотрительность и дипломатия.
Сильные организационные навыки.
Навыки презентации и внимание к деталям.
Возможность планировать свою работу, работать по собственной инициативе и соблюдать сроки.
Способность управлять давлением и противоречивыми требованиями и определять приоритетность задач и рабочей нагрузки.
Способность принимать и понимать инструкции.
Устные и письменные навыки общения.
Такт, осмотрительность и соблюдение конфиденциальности.
Приятная, уверенная телефонная манера.
Умение работать в команде.
Надежность и честность.
Навыки управления проектами.
Опыт работы с бухгалтерией, бухгалтерским учетом и обработкой данных.
Опыт сохранения и определения приоритетности календаря менеджера.
Возможность работать независимо.
Дружелюбное и профессиональное поведение.
Стрессоустойчивость.

Особенности профессии

Многие считают, что работа секретаря заключается в приготовлении кофе, подаче документов на подпись и ответах на звонки. Это заблуждение – в обязанности данной профессии входит контроль работы приемной, ведение деловых переписок, участие в различных офисных и внеофисных мероприятиях и общение с нервными клиентами. Кроме того, хороший секретарь часто выполняет функции офис-менеджера и даже психолога, который сумеет охладить обстановку в коллективе.

Часто секретарей-референтов называют серыми кардиналами, поскольку они способны незримо влиять на работу компании и решения начальника.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Права сотрудника

Работа секретарем подразумевает много ответственности, но есть у сотрудников и права, которые они могут защищать в случае нарушений со стороны начальства.

• Секретарь имеет право запрашивать и получать информацию, необходимую для корректного исполнения своих обязанностей.
• Работодатель должен обеспечить сотруднику условия для работы и сохранности документов.
• Секретарь-референт может выдвигать идеи по улучшению процесса работы. Также он может принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных инструкций.
• Секретарь-референт может пропускать работу по состоянию здоровья и ухудшения самочувствия.

Профессия делопроизводителя, по статистике, одна из самых «долгих» на рынке: работников зачастую оставляют внеурочно. Зная свои права и обязанности, сотрудник может действовать в своих интересах на благо компании.

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

• Давать советы хозяину.
• Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

• Дворянин из знатного рода.
• Мужчина.

• Высокообразованный.

• Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

• Секретарь должен быть не один, а несколько.
• Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.

Должностная инструкция

Документ, который призван регламентировать права и обязанности работника – должностная инструкция, она одинаково важна и для секретаря, и для руководства. В ней содержатся права и обязанности обеих сторон трудового соглашения, что позволяет использовать ее как инструмент для эффективной координации производственных процессов.

Единой формы инструкции не существует, поэтому ее можно составить, используя готовый шаблон, или разработать собственный документ

При составлении документа важно учесть, что в каждой компании секретари выполняют разные функции, несмотря на единую основную работу

Должностная инструкция должна составляться с учетом профстандарта и включать следующие основные разделы.

• Общие положения.
• Функции.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.

Помимо основных обязанностей, в должностную инструкцию допускается внесение дополнительных функций с учетом специализации. Так, инструкции делопроизводителя, технического секретаря, военного или научного секретаря будут содержать похожие основные секретарские функции, но отличаться специализированными обязанностями, которые необходимо будет указать в документе.

Обязанности

В классическом понимании к основным унифицированным обязанностям секретаря можно отнести следующие функции:

• обеспечивает административную деятельность руководителя;
• ведет деловую переписку, включающую звонки и электронные письма;
• принимает и перераспределяет корреспонденцию, подготавливает и отправляет ответы на полученные письма;
• производит сбор и обработку необходимой для руководителя информации, обеспечивает делопроизводство;
• принимает документы от работников для дальнейшей передачи руководству на подпись и ознакомление;
• занимается подготовкой встреч, совещаний и конференций, ведет их протоколы;
• закупает канцтовары и другую продукцию, необходимые для обеспечения бесперебойной жизнедеятельности офиса;
• решает организационные задачи по приему работников и посетителей;
• выполняет иную работу, относящуюся к занимаемой должности.

Дополнительно могут стать обязанностями:

• контроль выполнения распоряжений и приказов;
• сканирование и копирование документации;
• отмена или перенесение сроков;
• бронирование билетов и номеров гостиниц;
• составление отчетов о командировочных расходах;
• приготовление напитков и угощений для гостей.

Личные качества

Секретарю на работе приходится часто и много общаться с разными людьми, поэтому хорошему специалисту необходимо соответствовать следующим требованиям:

• опрятность;
• аккуратность;
• доброжелательность;
• культура речи;
• коммуникабельность;
• отсутствие вредных привычек.

Поскольку секретарь – это «лицо» компании, неотъемлемым критерием является приятная внешность сотрудника

Здесь важно отметить, что речь идет о чувстве стиля и наличии вкуса, а не о модельной внешности. Часто секретарями становятся женщины, поскольку считается, что им больше свойственны гибкость, стрессоустойчивость и умение создать уютную атмосферу в офисе

Ответственность

Специфика секретарской работы заключается в регулярной помощи руководителю в ведении дел. По этой причине крайне важны такие профессиональные качества:

• ответственность;
• пунктуальность;
• внимательность;
• исполнительность;
• обучаемость;
• организованность.

Должностная инструкция

Иногда случается ситуация, когда фирма или предприятие неправильно представляет себе обязанности посредника. Компания назначает пресс-секретарям работу, которая не является их специальностью, например, организация мероприятий или решение вопросов с маркетингом. Посредник между СМИ и руководителем выполняет функцию создания позитивной репутации работодателя, а также занимается налаживанием общения с общественностью.

Чтобы легче было разобраться в функциях работы профессионала, разобьем их на три основные категории:

• охрана руководителя от негативных высказываний, исправление стереотипов о предприятии, а также коррекция ошибочных действий и последующих негативных событий, созданных работодателем;
• создание благоприятных условий для общения с народом вокруг предприятия, исполнение роли посредника в треугольнике из руководителя, корреспондентов и общества;
• создание значимой для социума позиции предприятия, а также общей линии поведения компании, которая будет в доступе у СМИ.

Права

В договоре о приеме на должность пресс-секретаря прописаны следующие пункты:

• по поручению директора работник уполномочен принимать участие в различных мероприятиях, совещаниях и коллегиях, связанных с предприятием;
• в целях поддержания или улучшения имиджа компании сотрудник имеет право предлагать способы улучшения производительности подразделений или фирмы в целом;
• пресс-секретарь имеет право на получение подробной информации и документов от всех должностных лиц компании;
• специалист уполномочен выступать перед любыми средствами массовой информации в роли представителя фирмы.

Ответственность

Должность пресс-секретаря очень непростая, часто приходится работать с конфиденциальной информацией. В связи с этим на плечи специалиста ложится большая ответственность – как за собственные действия, так и за поступки компании в целом. Пресс-секретарь должен понести наказание в том случае, если выполнял свою работу недобросовестно, реагировал некорректно или игнорировал важные события.

Знания и навыки

Самый востребованный навык для успешной работы пресс-секретарем – это коммуникабельность. Только легкий в общении человек сможет постоянно контактировать с большим количеством людей, сумеет красиво ответить на любой вопрос и подготовит качественный, подходящий для выступления текст. Кроме ораторского мастерства, посредник должен обладать еще несколькими качествами: пунктуальностью, инициативностью и высоким уровнем ответственности.

Хорошими специалистами в посредничестве становятся те люди, которые окончили вузы по профессиям, связанным с обществознанием, журналистикой, рекламой и политикой. Практика показывает, что в данной сфере деятельности большего успеха добиваются те профессионалы, которые получили два высших образования по разным специальностям. Более того, для перспективы в карьере пресс-секретари часто повышают свою квалификацию, посещая специальные курсы.

Место работы, карьера и уровень заработной платы

Требования к знаниям

Разобравшись, кто такой референт и чем он занимается, становится понятно, что специальность востребована, поскольку такие работники нужны на любом предприятии, руководитель которого применяет наемный труд. Местом работы могут стать офисы, компании, фирмы или организации любого профиля и формы собственности. Профессия является отличной стартовой площадкой для молодых людей, не имеющих опыт трудовой деятельности.

Занимая эту должность, работник может рассчитывать на карьерный рост посредством перевода в другой отдел на другую специальность, ввиду получения нового профильного образования. Квалифицированные работники ценятся работодателями, поэтому рекомендуется постоянного совершенствоваться в области делопроизводства, работы с корреспонденцией, контрагентами, посетителями и правильного ведения телефонных переговоров.

Зарплата секретаря-референта зависит от региона расположения субъекта хозяйствования, от сферы его деятельности, от опыта работы сотрудника, объема обязанностей, возложенных на него работодателем, а также от наличия дополнительных знаний, которые могут расширить сферу обязательств. По данным 2021 года, заработная плата секретаря-референта, осуществляющего деятельность в Москве, составляет 30000—60000 рублей, а в других регионах — до 35000 рублей.

Основные функции секретаря руководителя

К основным функциям сотрудника, занимающего указанную должность, относится следующее:

• составление писем, запросов и иных документов;
• подготовка ответов на письма;
• осуществлять подготовку заседаний, совещаний, проводимых начальником (для этого может потребоваться подготовить необходимые материалы, оповестить всех участников о месте и времени проведения совещания, осуществить регистрацию всех участников);
• оформлять по итогам заседаний или совещаний соответствующий протокол;
• контролировать исполнение сотрудниками компании приказов и указаний руководителя, включая соблюдение указанных сроков и поручений;
• вести контрольно-регистрационную картотеку.

Соискатель на должность секретаря руководителя должен обладать следующим уровнем знаний:

• постановления, распоряжения руководителя, иные материалы и нормативные документы, которые касаются деятельности компании и осуществления делопроизводства;
• состав руководства компании, структуру компании и ее подразделения;
• организация делопроизводства;
• порядок оформления и обработки документов компании;
• архивное дело;
• основы и навыки пользования приемно-переговорной техникой;
• машинопись;
• стандарты системы создания документации по унифицированным формам;
• правила составления и печати делового письма, используя типовые формы;
• технику делового общения;
• организацию труда, управления;
• умение работать с вычислительной техникой;
• административное право, законодательство о труде;
• правила трудового распорядка компании;
• правила охраны труда.

Особенности

Специальность представителя предприятия или должностного лица очень молодая – она появилась на территории России в конце ХХ века. В то время происходил резкий промышленный прогресс, а также менялась модель рыночной экономики. На территории Европы население многих стран активно пользовалось услугами пресс-секретарей уже в 50-х годах ХХ столетия, а появилась эта специальность в западных странах не позже 1940 года. Профессия приобрела популярность, когда в мире начали развиваться информационные технологии, масс-медиа и маркетинг. Посредники между народом, СМИ и самим предприятием просто необходимы для тех организаций, которые следят за своей репутацией и создают имидж. Также в услугах представителей нуждаются публичные люди, такие как политики, военные или звезды шоу-бизнеса.

Должность требует от человека внимательности и быстрой реакции – каждый день он обязан обрабатывать огромное количество новостей, просматривать репортажи и читать публикации. Работа заключается не только в сборе и обработке информации – пресс-секретарь следит за деятельностью человека, которого представляет. В случае необходимости работник этой профессии сглаживает негативное впечатление прессы на действия или высказывания работодателя. Умение быстро реагировать на конфликты и качественно их улаживать – самые важные качества представителя компании.

Также немаловажной чертой характера профессионала своего дела является умение держать секреты – для корректной работы представителя работодатель доверяет ему все свои цели и стремления, поэтому пресс-секретарь не должен быть меркантильным или болтливым. Специалист отвечает за имидж своего руководителя, защищает репутацию и всегда остается верным его принципам

Особенности

Секретарь-машинистка – это одна из младших секретарских должностей. Хотя сегодня этот специалист работает уже не на машинке, а на компьютере, название сохранили не только по традиции, но и для того, чтобы подчеркнуть исполнительский характер работы (в отличие от административных и секретарских позиций более высокого ранга – помощник руководителя, секретарь-референт, делопроизводитель, офис-менеджер).

Сведения о профессии, выполняемых обязанностях содержатся в двух документах:

• «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» – сокращенно ЕКС (ранее назывался ЕТКС);
• профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Приоритетным для применения является профстандарт. Он адаптирован под специфику современного рынка, содержит более полное и развернутое описание трудовых функций.

Профстандарт относит должность секретаря-машинистки к 3 уровню квалификации – то есть ее обязанности предполагают контроль работы со стороны старшего специалиста, минимум самостоятельных решений и управленческих функций.

Основная задача секретаря-машинистки – набор текстов и документов, размножение и систематизация информации по шаблону (сканирование, копирование, перепечатывание документов, заполнение типовых бланков, сортировка корреспонденции, регистрация входящих и исходящих документов).

Как и любая профессия, профессия секретаря-машинистки имеет свои особенности:

• работу отличает довольно напряженный характер, при этом сотрудник должен уметь выполнять и монотонную работу по набору текстов, и общаться с людьми, быть лицом и голосом компании.
• нет жесткого перечня обязанностей – секретарь выполняет различные поручения руководителя;
• эта должность – отличный старт для карьеры и возможность получить полезный для будущего управленца опыт;
• работа считается женской (это даже отражено в названии), хотя не менее востребованы и секретари-мужчины;
• главное умение – правильно выстроить отношения с коллективом, а совсем не скорость печати.

Где выучиться на секретаря

Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.

Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.

Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.

Образование

Чтобы получить должность представителя, необходимо иметь либо специальное среднее, либо высшее образование. Второе, конечно же, раскроет больше возможностей для трудоустройства. Для поступления в профильные вузы необходимо сдать ЕГЭ по следующим предметам: обществознание, история, математика, русский и английский язык

Во время обучения будет разумно сосредоточить внимание на таких специальностях, как журналистика, библиотечно-информационная деятельность, реклама и связи с общественностью, а также публичная политика и документоведение. Все эти специализации улучшат ваши знания по профессии пресс-секретарь

Работа представителем частного лица требует выдержки, необычных способностей и навыков, разнообразные умения станут лишь плюсом в данном ремесле. По этой причине большинство успешных пресс-секретарей чаще всего имеют больше чем одно специальное образование. Нередко профессионал работы с прессой имеет специальность филолога, ведь работа предполагает обработку большого количества текстов.

В сфере представителей компаний много сотрудников, имеющих базовое образование, к примеру, пресс-секретарями становятся юристы, экономисты и специалисты по международным отношениям. Также довольно часто профессионалами становятся те люди, у которых сложилась карьера по профессии референт-переводчик или PR-менеджер. Для абитуриентов представим небольшой список высших учебных заведений, в которых можно получить базу для трудоустройства пресс-секретарем.

• Российский государственный университет имени А. Н. Косыгина. Специальности, связанные с профессией пресс-секретарь, – филолог, журналист, реклама и связи с общественностью.
• Университет технологий управления и экономики в Санкт-Петербурге. Специальность «Документирование и архивоведение».
• Государственный университет путей сообщения в Новосибирске. Предоставляет образовательную программу по специальности «Реклама и связи с общественностью».
• Государственный университет имени М. В. Ломоносова в Москве. Предоставляет обучение по направлениям журналистика и филология.

ПРАВА

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.