Как грамотно составить инструкцию должностного типа на менеджера по закупкам: особенности составления, требования, функции и обязанности специалиста, изучение образца

Департаменты отдела материально-технического снабжения

Как было отмечено ранее, в крупных компаниях зачастую формируют обособленные отделы снабжения. При особо масштабных поставках и наличии потребности обеспечивать большие массивы работ материалами, в отделе снабжения уместо выделить такие подразделения:

  1. Материальная группа. Работники указанного департамента несут ответственность за различные виды и сферы снабжения, в рамках которых отвечают за товары, распределяющиеся по отдельным категориям и имеющие специфические характеристики. Например, одна группа работников может отвечать только за материалы, а другая – за техническое оснащение и их комплектацию. В большинстве компаний строительной сферы небольшого и среднего размера с материальным департаментом отдела снабжения соединен отдел логистики и склад.

  2. ОТК (отдел технического контроля). Указанный департамент ответственен за контроль качества приобретаемых материалов и прочих товаров, а также за их соответствие рабочей документации и установленным нормам. Деятельность департамента регламентируется локальными нормативами.

Среди работников ОТК особое место занимает профессиональный юрист, который должен сопровождать каждый этап деятельности всего снабженческого отдела. Юрист подготавливает проекты соглашений на поставки, сопровождения претензий и иные документы, которые требуют тщательной правовой проработки.

  1. Планово-экономический департамент, либо бюро нормирования. Основной обязанностью рассматриваемого подразделения считается нормирование и реализация контроля над расходованием финансовых средств. Более того – департамент несет ответственность за бухгалтерскую и финансовую отчетность, а также занимается планированием. В составе отмеченного подразделения должны находиться бухгалтеры, экономисты и профильные специалисты, исходя из бизнес-направления, в котором работает предприятие.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Начнем с того, что менеджер по закупкам обязан иметь как минимум среднее специальное, как максимум вузовское образование в сфере экономики, финансов или управления предприятием. При устройстве на работу большим плюсом как обычно является опыт работы на аналогичной должности. В зависимости от рынка, на котором работает компания или целевой аудитории, на которую она ориентирована, может потребоваться знание английского или иного иностранного языка. Поскольку работа во многом связана с общением, ведением переговоров и постоянными попытками «выторговать» скидку или «выбороть» выгодные условия, кандидат должен обладать хорошо развитыми навыками общения, влияния, убеждения и работы с возражениями. Навыки работы с компьютером – это must have.

Менеджер по закупкам – универсальный сотрудник снабжения

Менеджер по закупкам (он же снабженец) — специалист, занимающийся закупкой товаров у поставщиков на наиболее выгодных для его компании условиях. Эта профессия ещё сравнительно молодая, а потому присутствует дефицит хороших специалистов, обладающих необходимыми знаниями и навыками. Многие компании, открывающие вакансию менеджера по снабжению, отдают предпочтение молодым специалистам, так как они быстрее усваивают новую информацию и подстраиваются под изменения современного рынка.

Больше всего профессия менеджера по закупкам подойдет людям с аналитическим складом ума, высоким уровнем коммуникабельности и опытом работы в торговле или логистике.

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

  • высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
  • знание основ договорного права и документооборота;
  • знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
  • знание основ ценообразования;
  • базовые знания бухгалтерского учета;
  • аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

  • знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
  • специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
  • опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия

Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:

  • гражданское законодательство;
  • локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
  • требования к документам и отчётности;
  • ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
  • порядок заключения договоров с контрагентами;
  • порядок приёма и передачи материальных ценностей;
  • принципы ценообразования;
  • нормы делового общения.

Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.


Менеджеры обеспечивают весь цикл снабжения: от поиска поставщиков до доставки товаров на склады

В разделе «Права» обозначается, какими правами наделяет менеджера отдела закупок его работодатель. Речь идёт не о стандартных правах из Трудового кодекса — 28 дней отпуска, компенсация листов нетрудоспособности — а о тех, которые сотрудник получает для выполнения должностных обязанностей:

  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • представлять интересы организации в переговорах с контрагентами;
  • подписывать заявки и договоры с поставщиками по доверенности;
  • своевременно знакомиться с решениями руководства, нормативными актами и их проектами относительно своей деятельности;
  • предлагать меры по совершенствованию своей работы и функционирования отдела снабжения в целом;
  • требовать от руководства создания комфортного рабочего места.

Раздел «Ответственность» уточняет, за что менеджер закупок отвечает перед работодателем:

  • результаты действий и принятые решения;
  • соблюдение законодательства и внутренних регламентов;
  • выполнение поставленных задач и планов;
  • соблюдение деловой этики внутри компании и при взаимодействии с деловыми партнёрами;
  • неразглашение коммерческой тайны;
  • соблюдение трудовой дисциплины;
  • добросовестное исполнение служебных обязанностей;
  • своевременное информирование руководства о непреодолимых трудностях, возникших по ходу работы.

Скачать: Должностная инструкция менеджера по закупкам

Требования

Ч. 6 ст. 38 44-ФЗ предполагает у специалиста по госзакупкам наличие соответствующего образования и определённых навыков в закупочной сфере. Также обозначен круг этих навыков, способствующих должным образом выполнять свои функциональные обязанности.

Уровням квалификации закупочных специалистов, которым в профстандарте присвоены порядковые номера, должны соответствовать определённое образование и должный опыт:

  • № 5 — среднее с дополнительным профессиональным при отсутствии опыта;
  • № 6 — высшее с доп. профессиональным и опытом не менее 3 лет;
  • № 7 — высшее с доп. профессиональным и минимальным опытом 4 года;
  • № 8 — высшее с доп. профессиональным и опытом минимум 5 лет.

Конкретно от специалистов в закупочной сфере требуется умение:

  • качественно анализировать информацию;
  • трудиться в условиях многозадачности процессов;
  • оперативно принимать оптимальные решения;
  • обрабатывать большие объёмы информации;
  • качественно проводить деловые переговоры;
  • работать на ПК и ориентироваться в ПО в пределах своей специализации.

Чтобы отвечать этим требованиям, закупочному специалисту необходимо обладать:

  • аналитическим складом ума;
  • способностью принимать правильные решения в стрессовых ситуациях;
  • умением быстро вникать в большой массив имеющей я информации и вычленять из неё самое необходимое в данный момент;
  • способностью быстро овладевать программным обеспечением по своему профилю.

Описание и характеристика профессии

За все, что связано со снабжением, несет ответственность менеджер по закупкам. От правильно налаженной работы с поставщиками сегодня во многом зависит прибыль производственного предприятия или торговой компании. Эта должность есть в большинстве средних и практически во всех крупных фирмах – без нее совершенно не обойтись, менеджеры по закупкам нужны даже в ресторанах.

Именно этот сотрудник делает все необходимое, чтобы найти наиболее выгодные для компании предложения и пополняет склады качественным и недорогим сырьем и товарами, которые нужны для бесперебойной работы предприятия. Он должен разбираться в специфике деятельности таможни, вопросах права и стратегиях ценообразования, знать иностранные языки, без которых не обойтись во время переговоров с зарубежными партнерами, иметь ясное представление обо всей логистической цепочке.

От менеджера по закупкам напрямую зависит нормальная деятельность компании. Это важный для фирмы специалист, к которому предъявляются высокие требования.

Ответственность

Сфера ответственности специалиста по закупкам, обозначенная в должностной инструкции, предусматривает:

  • обеспечение и контроль за выполнением плана закупок;
  • неразглашение конфиденциальной информации, определённой внутренними документами организации в качестве корпоративной тайны;
  • соблюдение существующих правил внутреннего распорядка и принятых дисциплинарных стандартов;
  • следование требованиям пожарной безопасности и правилам техники безопасности;
  • неукоснительное выполнение всех распоряжений своего непосредственного руководителя и главы всей организации;
  • недопущение нанесения материального ущерба и ущерба деловой репутации своей организации.

Специалист по тендерам и прочим закупочным процедурам сегодня присутствует не только в организациях, занимающихся госзакупками, где он обязателен, но и в большинстве прочих торговых компаний, которые поняли всю выгоду от сотрудничества с профессионалами в закупочной сфере.

Специальности, вузы и предметы ЕГЭ

Для работы в этой области понадобится высшее образование в сфере менеджмента. Такие программы есть практически в любом российском вузе, несколько примеров:

  1. НИУ «МЭИ» (Москва), Инженерно-экономический институт – программа бакалавриата «Логистические системы в экономике и управлении».
  2. Владивостокский государственный университет экономики и сервиса, Байкальский государственный университет (Иркутск) – бакалавриат по профилю «международная логистика и управление поставками».
  3. Подготовку в бакалавриате по специальности «организация и управление бизнесом в сфере торговли» предлагают СПбПУ Петра Великого (Санкт-Петербург), ХГУЭП (Хабаровск) и СГТУ (Саратов).

Варианты обучения по разным профилям направления «менеджмент» (код специальности 38.03.02), так или иначе связанным с организацией закупок, на сегодняшний день предлагают десятки вузов страны, среди них есть такие крупные, как:

  • Российский университет дружбы народов (Москва);
  • НИУ «Высшая школа экономики» (Москва, Санкт-Петербург);
  • Оренбургский государственный университет;
  • Алтайский государственный университет (Барнаул);
  • Дальневосточный федеральный университет (Владивосток);
  • Южный федеральный университет (Ростов-на-Дону).

В этих университетах студенты направления «менеджмент» помимо прочих специальных предметов изучают управление закупками и запасами, цепями поставок, логистику снабжения и другие профессиональные дисциплины, необходимые для эффективной работы в должности менеджера по закупкам.

Для поступления на любую связанную с менеджментом специальность в российский вуз потребуется сдать ЕГЭ по математике, обществознанию, русскому языку и, как правило, еще и по английскому. Проходные баллы в топовые университеты высокие – в сумме по четырем предметам – от 350 (в среднем больше 87 за один).

Не меньший интерес для работодателя представляют кандидаты с опытом в торговле и высшим образованием, совпадающим по профилю с родом деятельности компании: например, с фармацевтическим, если вакансия менеджера по закупкам открыта в аптеке, или с техническим, если специалиста ищут в автомобильный салон. Если фирма международная, просто необходимо выучить соответствующий иностранный язык, причем важна не «корочка», а реальные знания, поэтому высшее образование в этой сфере необязательно, можно пойти в любую языковую школу. Главное, чтобы знаний хватало для делового общения и переписки.

Сегодня можно найти массу бизнес-академий и учебных центров, которые предлагают курсы менеджеров по закупкам. К сожалению, от подобного обучения будет мало практической пользы, если нет опыта работы по профессии. В качестве серьезного базового образования учебу на таких курсах большинство работодателей всерьез не воспринимает. Но дополнительная прокачка может быть полезной тем, кто уже успешно трудится в торговле и хочет повысить квалификацию или освоить смежные компетенции.

Откуда берутся менеджеры по закупкам

В профессию энергичные, уверенные в себе молодые люди приходят самыми разными путями. Значительная их часть сформирована из числа бывших диспетчеров, логистов, офис-менеджеров. Для этого им приходится получать дополнительное образование или проходить курсы обучения.

Золотой кадровый фонд менеджеров по закупкам образуется из тех, кто изначально строит карьеру в этом направлении и занимается только закупками.

Образование

Качественная подготовка специалиста такого уровня предполагает достойное обучение. Многие работодатели стремятся заключать трудовые договоры только с теми претендентами, которые имеют высшее образование. Причем оно не обязательно должно быть сугубо экономическим.

Хорошо проявляют себя на этом поприще представители специальностей, которые профильно соотносятся с направлением работы компании. Полезным может быть специалист, получивший строительное или медицинское образование.

Например, при закупке крупной партии железобетонных плит для перекрытий для строительства будущего культурно-развлекательного центра важно мнение эксперта касаемо их качества. Опыт менеджера, выпускника строительного вуза, окажется в этом случае бесценным

Итак, наличие высшего образования — большой плюс соискателю должности. А для быстрого погружения в специфику профессии рекомендуется прохождение дополнительных профильных курсов и семинаров.

Обязанности снабженца

Designed by prostooleh/Freepik

Итак, снабженец – это специалист, который отвечает за своевременное снабжение компании всем необходимым от бумаги и канцелярских принадлежностей до бензина для ведомственного транспорта.

На предприятиях эта позиция может называться по-разному: менеджер по закупкам, специалист по снабжению или просто снабженец. Сути обязанностей это не меняет.

Не зря говорится, что должность снабженца в компании – третья после директора и главного бухгалтера. У снабженца при его работе всего одна, но крайне важная задача: как купить нужное и при этом не переплатить поставщикам. При этом всё закупленное должно прийти точно в срок и в надлежащем качестве.

От умелости действий снабженца зависят и бесперебойность работы предприятия, и издержки на производство, и конечная стоимость продукции.

Если фирма небольшая, то снабженец находится в подчинении непосредственно у директора. При иных условиях – его руководителем является начальник отдела снабжения.

В обязанности снабженца входит:

  • Регулярный мониторинг рыночных цен;
  • Составление плана закупок и согласование его с руководством;

  • Заключение или продление контрактов (тендеров, если речь идет о госучреждении) на поставки;

  • Приемка товаров, оборудование и сырья, проверка его на соответствие контракту;

  • Составление графика поставки сырья и товаров;

  • Проверка всех параметров поставок на соответствие законодательству;

  • Составление отчетов, рекламаций, актов, писем и прочих официальных документов.

При всем прочем менеджер по снабжению – это материально ответственное лицо. Хоть на всех документах и стоит резолюция директора, но закупки осуществляются от его имени, а деньги он тратит из бюджета организации. Вся работа снабженца находится под пристальным наблюдением, так что ему нужно быть крайне внимательным и уметь обосновать любые траты.

Рекомендации для тех, кто хочет стать тендерным специалистом.

Во-первых, человек, претендующий на должность тендерного специалиста, должен хорошо разбираться в законодательстве в сфере государственных закупок (44-ФЗ) и закупок для отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ);

Во-вторых, обязателен опыт работы с тендерам. Работодатели охотно берут к себе сотрудника с опытом от 1-3-х лет. А на должность контрактного управляющего можно рассчитывать, когда профессиональный стаж идет от 5-ти лет (если вы планируете работать со стороны Заказчика);

В-третьих, это умение пользоваться современными технологиями. Поскольку на сегодня все закупки проводятся в электронном виде, то человек должен разбираться в работе необходимых порталов и площадок. Сюда входит умение пользоваться электронной подписью, знание специальных компьютерных программ, как работать на электронных торговых площадках и в ЕИС. Нужно знать, как регистрироваться в ЕИС, какие прикладывать для этого документы. Уметь участвовать в электронных торгах;

В-четвертых, нужно обладать навыками планирования, аналитики, быть коммуникабельным, придерживаться поставленных требований руководства и другими личностными качествами;

В-пятых, знать, как отстаивать интересы своей компании. Например, если незаконно отклонили вашу заявку или грозит внесение в реестр недобросовестных поставщиков. Руководство хочет видеть в своем штате сотрудника, который может снизить все возможные риски и не будет допускать досадных ошибок, влекущих срыв контракта.

В-шестых, постоянно совершенствоваться, повышать уровень своей квалификации, посещая семинары, вебинары, курсы и т.д. Тем более, что сегодня проблем с этим нет.

Оценка отдела закупок по уровню дополнительных скидок

Один из критериев работы отдела закупок — увеличение скидок поставщиков. Конечно, при таких KPI есть опасность входных завышения цен.

Но электронная система сравнения базовых цен, сравнение цен с предложениями из интернета, между подразделениями и главное — назначение на должность менеджера по закупкам лояльного компании руководителя страхуют нас в целом от данной проблемы.

Что нужно производителям от дистрибьютора с формальной точки зрения призаключении договоров впервые:

  1. Сайт компании.
  2. Структура региональной сети (расположение и зона ответственности филиалов).
  3. Договоры об информационных услугах.
  4. Электронные адреса сотрудников.
  5. Справка о средней численности сотрудников компании.
  6. Кодекс этики.
  7. Наличие антикоррупционных тренингов.
  8. Информация о наличии/отсутствии собственности у юридического лица.
  9. Аудиторское заключение (если таковое имеет место).
  10. Штатное расписание (структура).
  11. Уставные документы, документы о назначении генерального директора.
  12. Вывески. Наличие их в офисе, где будут проходить переговоры.

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Должностная инструкция менеджера по закупкам

УТВЕРЖДАЮ:
Директор ООО «ПИОН»
Воронов А.В.

____________________

«10» декабря 2020 года

І. Общие положения.

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.

4. Менеджер по закупкам обязан знать:

  • основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право;
  • порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией;
  • ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
  • правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
  • методы планирования снабжения организации;
  • нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • принципы ценообразования, организацию закупок;
  • формы учета и отчетности, принятые в организации.

5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • уставом организации;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
  • данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам.

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

  1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
  2. Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
  3. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
  4. Осуществляет документальное сопровождение сделок.
  5. Контролирует исполнение обязательств сторон.
  6. Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров.
  7. Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами.
  8. Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.
  9. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.
  10. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
  11. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
  12. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
  13. Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
  14. Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий.
  15. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.

ІІІ. Права.

Менеджер по закупкам имеет право:

  1. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  2. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
  3. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
  4. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
  5. Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.
  6. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность.

Менеджер по закупкам несет ответственность за:

  1. Результаты принимаемых решений и собственных действий.
  2. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
  3. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
  4. Умышленное предоставление недостоверной информации.
  5. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
  6. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
  7. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
  8. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Как установить нормативы товарного запаса и минимальных марж по производителю

По всем поставщикам нужно установить:

  • норматив ТЗ. Исходя из отсрочки, маржинальности продаж;
  • норматив минимальной маржи, исходя как из уровня марж продаж товаров производителя на рынке, так и из требования нашей экономики по товарам производителя.

Факторы, учитываемые в расчете ТЗ в таблице выше:

  • отсрочка;
  • наша доля;
  • маржа;
  • число поставок в месяц;
  • требуемый по договору уровень ТЗ (в млн рублей).

При расчете мы предполагаем, что уровень ТЗ в днях продаж по всем поставщикам одинаков (на многих рынках бывали прецеденты, когда товары с предоплатой отгружались только клиентам с маленькой отсрочкой, но практика показала бессмысленность таких действий).

<…>

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector