Специалист по закупкам, должностные обязанности

Департаменты отдела материально-технического снабжения

Как было отмечено ранее, в крупных компаниях зачастую формируют обособленные отделы снабжения. При особо масштабных поставках и наличии потребности обеспечивать большие массивы работ материалами, в отделе снабжения уместо выделить такие подразделения:

  1. Материальная группа. Работники указанного департамента несут ответственность за различные виды и сферы снабжения, в рамках которых отвечают за товары, распределяющиеся по отдельным категориям и имеющие специфические характеристики. Например, одна группа работников может отвечать только за материалы, а другая – за техническое оснащение и их комплектацию. В большинстве компаний строительной сферы небольшого и среднего размера с материальным департаментом отдела снабжения соединен отдел логистики и склад.

  2. ОТК (отдел технического контроля). Указанный департамент ответственен за контроль качества приобретаемых материалов и прочих товаров, а также за их соответствие рабочей документации и установленным нормам. Деятельность департамента регламентируется локальными нормативами.

Среди работников ОТК особое место занимает профессиональный юрист, который должен сопровождать каждый этап деятельности всего снабженческого отдела. Юрист подготавливает проекты соглашений на поставки, сопровождения претензий и иные документы, которые требуют тщательной правовой проработки.

  1. Планово-экономический департамент, либо бюро нормирования. Основной обязанностью рассматриваемого подразделения считается нормирование и реализация контроля над расходованием финансовых средств. Более того – департамент несет ответственность за бухгалтерскую и финансовую отчетность, а также занимается планированием. В составе отмеченного подразделения должны находиться бухгалтеры, экономисты и профильные специалисты, исходя из бизнес-направления, в котором работает предприятие.

Что позволено снабженцу?

Чтобы хорошо выполнять порученное задание любому сотруднику надо иметь больше нужной информации, а также посильную помощь и поддержку со стороны руководства. Именно поэтому «Должностная» снабженца содержит не только обязанности, но и его права, которых должно быть достаточно для нормальной организации работы. Среди них в качестве основных можно выделить:

1) Возможность запрашивать у работников соответствующих служб необходимую ему информацию. Например, снабженец должен быть в курсе планов предприятия, которые составляют экономисты. Ему необходимо понимать финансовое состояние компании на данный момент, чтобы ориентироваться по закупочным ценам.

Он должен знать от главного инженера о наличии свободного транспорта в случае организации самовывоза.

2) Для выполнения конкретного задания снабженцу иногда требуется содействие и прямая помощь руководства. На основании инструкции он имеет право ее потребовать. Например, для осуществления предоплаты поставщику необходимо дать распоряжение главному бухгалтеру.

3) Если в ходе работы выявились какие-либо недостатки, то он может внести свои предложения по их возможному устранению.

Имея такие права, хороший специалист всегда может выполнить свою работу таким образом, чтобы к нему не было никаких претензий ни со стороны руководства, ни от работников основного производства.

Требования

Соискатели работы, желающие связать свою деятельность с данной профессией, должны знать, что существуют определенные требования, которые касаются не только профстандарта, но и личных качеств. Без совокупности всех требований и определенного уровня компетенции невозможно стать настоящим профессионалом своего дела.

Качества

Конечно, человек, занимающий такую должность, должен быть весьма незаурядный и иметь активную, уверенную жизненную позицию. Это необходимо для поисков выгодных коммерческих предложений, соответствующих запросам компании. Кроме того, твердый внутренний «стержень» поможет грамотно взаимодействовать с конкурентами и вести здоровое соперничество. Уверенным в себе людям, обладающим также такими качествами, как коммуникабельность, позитивность и общительность, будет гораздо проще вести переговоры и найти общий язык с непосредственными партнерами. Менеджер по закупкам, обладающий аналитическим складом ума, сможет с легкостью разрешать даже самые сложные задачи, если и не в пользу своей компании, то хотя бы не во вред ей.

Ответственность и пунктуальность поможет во взаимодействии с начальством и партнерами, поскольку именно эти качества помогут вам выглядеть профессиональнее в глазах окружающих. Быстрая обучаемость, целеустремленность, а также высокий уровень работоспособности – те качества, которые помогут вам развиваться в профессиональной сфере и добиться более быстрого карьерного роста.

Существует также множество других личностных характеристик, которыми должен обладать профессиональный агент по закупкам. Но в данном случае представлены основные качества, без которых невозможно стать надежным специалистом в своем деле.

Знания и навыки

Что касается знаний и профессиональных навыков, то здесь все немного сложнее. Дело в том, что без некоторых личных качеств можно обойтись, если специалист в совершенстве владеет профессиональными навыками, но закрыть глаза на отсутствие даже некоторых из них работодатель просто не может, даже если вы являетесь обладателем весьма привлекательных личностных характеристик.

Специалист должен иметь следующие знания и навыки:

прежде всего, профстандарт определяет необходимость наличия высшего образования в области менеджмента, благодаря которому вы будете знать все тонкости работы хотя бы в теории, если отсутствует практический опыт;

невозможно обойтись и без определенного уровня подготовки в вопросах проведения деловых переговоров; особенно ценятся сотрудники, прошедшие курсы подготовки по данному направлению, где подробно изучаются все тонкости и важные нюансы процесса;
в некоторых случаях может возникнуть необходимость работы с очень большими объемами разной информации, поэтому настоящий профессионал должен хорошо ориентироваться в материале и уметь быстро переключать внимание с одной задачи на другую;
помимо этого, необходимо обладать знаниями в области логистики, а также иметь определенный уровень познаний в области гражданской и коммерческой правовой системы;
приветствуются знания в области ценообразования, уверенное пользование персональным компьютером и опыт работы в сфере продаж.

Особенности профессии

Агент по снабжению несет ответственность за бесперебойные поставки товаров, которые будут уходить на реализацию. На производственных предприятиях он работает с сырьем, расходниками и другими материалами, которые необходимы для производства продукции. Работа нервная и требует высокого уровня коммуникации, ведь агент по снабжению изо дня в день общается с огромным количеством людей, решает конфликтные ситуации, делегирует задачу штатным юристам в случае, если поставщик своевременно не отгрузил сырье, товары, оборудование. Агент по снабжению решает следующие вопросы:

  • анализирует рынок и выбирает перспективных поставщиков с самыми выгодными условиями;
  • ведет переговоры, получая дополнительные выгоды для своей компании;
  • составляет графики поставок, контролирует их выполнение;
  • ведет всю сопроводительную документацию;
  • решает вопросы, связанные с упаковкой, транспортировкой и разгрузкой поставок;
  • осуществляет приемку грузов и выбраковку;
  • решает вопросы, связанные с просроченными товарами и поставками, выполненными не в полной мере;
  • контролирует соблюдение техники безопасности.

В больших компаниях агент по снабжению может иметь в распоряжении помощников. Нередко агенты по снабжению получают во временное пользование корпоративный автомобиль, работодатель берет на себя расходы, связанные с мобильной связью, интернетом и даже питанием. Агент по снабжению должен разбираться в специфике деятельности компании, в которой он работает, ведь закупать сырье для пищевого производства или ткани для швейной фабрики не получится, если специалист не знаком с номенклатурами.

Общие сведения

В данной инструкции установлены права, меры ответственности и должностные обязательства снабженца. Это рабочее место может занять лицо, обладающее высшим образованием по экономике, обязательно наличие соответствующей подготовки и соблюдение требований к общему стажу – 5 лет. Это не критично, но на крупных развитых предприятиях предпочтение отдается лицам с опытом. Снабженец может приниматься на должностной пост или освобождаться от него по приказу директора, а также по управлению начальника отдела по снабжению или другого должностного лица. Если снабженец отсутствует по причине отпуска или больничного, его обязательства переходят на лицо, которое устанавливается в определенном порядке и обзаводится новыми правами.


Снабженец – это человек, который обеспечивает наличие материалов и сырья на предприятии

Что входит в компетенцию сотрудника

  1. Владение информации о номенклатуре, по которой расходуется сырье, уходят со склада и территории предприятия материальные ценности, а также он обязуется знать основы и базовые тонкости хранения материальной базы.
  2. Знание особенностей организации труда в рамках предприятия, государственной трудовое законодательство, нормы и акты, инструктажи и прочие документы, которые касаются присутствия прав на использование сырья, ресурсов.
  3. Владение данными о правилах организации материально-технического обеспечения компании, а также о погрузочно-разгрузочных работах.
  4. Владение сведениями о том, последовательность приемки и отправки грузов, транспорта, а также составление соответствующей документации на грузоперевозки материалов, выступающих в качестве получаемых и отправляемых.
  5. Следование основным нормативным данным и методичкам по совершенствованию и планированию дальнейшей деятельности.
  6. Соблюдение правил документооборота, порядок и сроки, в которых составляются отчетности и важные виды документации, особенности функционирования денежных средств в рамках фирмы.
  7. Знание общих положений касательно экономики страны, предприятия, анализ хозяйственной деятельности, проведение исследований, мониторинга рынка и конкурентов по определенным позициям.


Снабженец должен знать особенности хранения тех или иных материалов

Психологический портрет

Психологические черты работника во многом влияют на его трудовой потенциал. Часто именно они являются причиной продвижений по службе

Здесь важно описать, какие именно черты способствуют или препятствуют успешной трудовой деятельности. К ним можно отнести:

  • целеустремленность;
  • уравновешенность и педантичность;
  • способность работать в команде и/или быть лидером;
  • коммуникативные навыки;
  • аналитические способности;
  • умение планировать и распределять время;
  • ценностные ориентации;
  • сила и подвижность нервной деятельности;
  • уверенность в себе, способность стоять на своем, убеждать.

Должность снабженец как правильно

Профессиональный специалист способен принести компании прибыль и вывести ее на совершенно новый уровень.

Определять режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следить за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролировать соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

Проверять состояние груза, принимать меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения наружного брака.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

В некоторых организациях обязанности снабженца фактически выполняет логист, хотя, конечно, есть определенные особенности работы. Ведущий специалист по материально-техническому снабжению предприятия принимае участие в составлении и заключении договоров поставок по материально-техническому снабжению и снабжению продовольственными товарами.

Как видно из должностной инструкции, обязанности у снабженца велики и ответственны. Именно поэтому к нему предъявляются и особые требования в плане профессиональных знаний и умений.

Еще стоит отметить, что такой специалист – один из первых, кто контактирует с поставщиками. Именно поэтому он должен уметь вести переговоры, выгодные для предприятия, и поддерживать отношения с поставщиками.

В нём представлены все основные нормативно-правовые акты для этих сфер деятельности — от кодексов до ведомственных правил и инструкций.

Определяет на основе технически обоснованных нормативов и расчетов потребность организации в запасных частях, оборудовании, материалах, сырье, топливе и других ресурсах. Участвует в составлении проектов текущих и перспективных планов материально-технического снабжения организации, составляет отдельные части этих планов, готовит расчеты и обоснования к ним.

У нас работники снабжения назывались: начальник отдела материально-технического снабжения (ОМТС), ведущий инженер ОМТС, инженер по комплектации ОМТС и товаровед ОМТС.

Так же в интернете можно видеть, что иногда эта должность называется «менеджер по снабжению» или «менеджер по закупкам в строительстве».

Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.

Разрабаты­вает и реализует мероприятия по организации и созданию сети сбыта то­варов (разработка и построение каналов движения товаров к потребите­лям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми пред­приятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).

Снабженец находится в подчинении у начальника отдела материально-технического снабжения, заместителя начальника отдела материально-технического снабжения; иного должностного лица.

Оформлять документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывать контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки.

Снабженец должен знать:— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы компании;— права и обязанности работников и режим их работы;— правила внутреннего трудового распорядка;— правила и нормы охраны труда; правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности.1.5.

Как показывает практический опыт, без наличия в штате менеджера, который выполняет роль снабженца, осуществить уровень сбыта на должном уровне становится невозможным. Для того чтобы решить все вопросы, связанные с обеспечением логистической деятельности, и существует должность снабженца. Отметим, что спрос на данную профессию является очень большой.

Менеджер по закупкам или снабженец играет значимую роль в любом торговом бизнесе. Будь то небольшой магазинчик продуктов или огромная промышленная компания. Кроме снабжения предприятия качественными и «ходовыми» товарами, эксперт должен заниматься и другими смежными делами. Должность закупщика подходит далеко не всем.

II. Должностные обязанности

Менеджер по снабжению:

  1. Разрабатывает политику предприятия по вопросам материально-технического обеспечения.
  2. Руководит разработкой проектов перспективных, текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы.
  3. Принимает участие в расчетах нормативов производственных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях и т.д.).
  4. Руководит разработкой и внедрением программ по непрерывному обеспечению предприятия материально-техническими ресурсами, необходимыми для производства.
  5. Осуществляет поиск поставщиков, ориентируясь на качество предлагаемых материально-технических ресурсов, цену, сроки поставок, благоприятные условия поставок.
  6. Развивает отношения с поставщиками, анализирует их производственные и финансовые возможности, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
  7. Подготавливает и корректирует преддоговорную документацию.
  8. Проводит переговоры с поставщиками с целью размещения заказов и согласования условий и сроков поставок.
  9. Заключает договоры с поставщиками.
  10. Организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых продавцов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
  11. Обеспечивает доставку материальных ресурсов от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками.
  12. Организует обработку поставок материально-технических ресурсов (приемку по количеству и комплектности, идентификацию качества, составление необходимой приемочной документации, внутреннее перемещение в места хранения или производственные подразделения предприятия).
  13. Подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
  14. Периодически оценивает условия действующих договоров на предмет качества исполнения обязательств поставщиками для принятия решений о поиске новых поставщиков, изменению схем работы с поставщиками.
  15. Организует контроль за состоянием запасов материально-технических ресурсов, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
  16. Руководит разработкой и внедрением мероприятий по:
    • повышению эффективности использования материально-технических ресурсов;
    • снижению затрат, связанных с транспортировкой и хранением материально-технических ресурсов;
    • совершенствованию системы контроля за расходованием материально-технических ресурсов;
    • выявлению и реализации излишков материально-технических ресурсов.
  17. Разрабатывает предложения по замене дорогостоящих материально-технических ресурсов более доступными по цене и возможностям приобретения, но в то же время точно отвечающими требованиям по качеству.
  18. Разрабатывает и внедряет программы по:
    • сокращению инвестиций в запасы материально-технических ресурсов путем улучшения планирования и выбора поставщиков;
    • улучшению качества закупаемых материально-технических ресурсов;
    • сокращению сырьевой составляющей себестоимости производимой предприятием продукции.
  19. Координирует работы по разработке и поддержанию баз данных по закупкам, содержащим оперативную информацию, необходимую для определения потребностей в материально-технических ресурсах, источниках их закупок, расходов на закупки, пр.
  20. Организует составление:
    • заявок на материально-технические ресурсы (сводных годовых, годовых, квартальных, месячных);
    • актов, заключений о качестве поступающих материально-технических ресурсов;
  21. Разрабатывает задания подчиненным работникам и контролирует их исполнение.

Важные моменты

Любой кадровик знает, что инструкция снабженца помимо прав и обязанностей содержит в себе перечень разных видов ответственности. В такой работе нередко случаются моменты, когда человек должен самостоятельно принять решение, учитывая только свою порядочность и моральные принципы.

К примеру, поставщик предлагает отдать товар по завышенной цене, а в качестве компенсации заплатить снабженцу некую сумму наличными деньгами. В данном случае положительный ответ приведет к перерасходу финансов для предприятия, а для работника будет солидная незапланированная прибавка к зарплате. Вопрос лишь в том, пойдет ли на это сотрудник. Если да, то он нарушит свои обязанности, в которых четко отражено направление деятельности. В разделе «Ответственность» говорится, что за все допущенные нарушения снабженец должен будет отвечать по закону. Вот здесь и проявляется порядочность, а значит, и соответствие той самой должности, которую он занимает. Хорошо если за все время работы эта последняя часть инструкции его не коснется.

Образование в резюме тестировщика

Занять должность снабженца сможет человек, имеющий специальное техническое образование по профилю деятельности предприятия, высшее юридическое либо экономическое. Руководители крупных компаний хотят получить специалиста, который имеет представление о нуждах производства, знает, как правильно проводить тендеры, оформлять договора.

Профессия менеджера по закупкам относится к наиболее востребованным. Специалистов, имеющих диплом об окончании профильного ВУЗа и с большим опытом работы, не хватает.

У выпускников экономических факультетов есть шанс сделать карьеру. Соискатель, имеющий диплом профильного ВУЗа, должен указывать этот факт в своей анкете. Правильно заполненный образец блока «образование» в резюме менеджера по снабжению может иметь следующий вид:

ОБРАЗОВАНИЕ:

  • Высшее: РИНХ г. Ростов-на-Дону
  • Факультет:

    Экономика и управление на предприятии

  • Специальность:

    Менеджер-экономист

  • Год окончания:

    2011

Чтобы работать на крупном предприятии, где постоянно внедряются новые технологии производства и учета, специалисту необходимо постоянно заниматься самообразованием. Сертификаты

, полученные на курсах повышения квалификации,повысят ценность работника в глазах руководителя компании.

КУРСЫ:

  • Год окончания: 2020
  • Название:

    Правила эффективной подготовки документации заказчика и поставщика

  • Проводившая организация:

    Учебный

Кто это такой?

Менеджер по закупкам является довольно важным звеном штата любой компании, особенно если речь идет о торговом предприятии. Именно в обязанности этого специалиста входит поиск наиболее выгодных торговых предложений, общение с поставщиками, закуп всего необходимого и оформление соответствующей документации.

В некоторых особо крупных компаниях для этих целей создается даже специальный отдел, сотрудники которого имеют определенные, разграниченные задачи, благодаря чему их работа более слаженная и размеренная, ведь всем процессом занимается не один человек, соответственно, отсутствует спешка, риск возникновения путаницы сведен к минимуму. Например, практика распределения сотрудников на отделы свойственна для организаций, занимающихся госзакупками. Это может быть и сельхозпродукция различного спектра, а также различные сорта и виды зерновых культур. В некоторых случаях менеджеру может даже понадобиться помощник, на которого он сможет возложить часть обязанностей по закупке зерна и прочей продукции.

Очень часто отделы по закупкам могут выстраиваться следующим образом:

  • главный менеджер занимает руководящую должность в отделе и основная часть самых обязанностей, соответственно, лежит на нем, что делает его ответственным за работу всего отдела;
  • у руководителя есть несколько ассистентов, упрощающих его работу, которые могут помогать в поиске выгодных предложений и организации встреч с поставщиками.

МЕНЕДЖЕР ОТДЕЛА МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ

Если фирма небольшая, то снабженец находится в подчинении непосредственно у директора. При иных условиях – его руководителем является начальник отдела снабжения.

У любого снабженца длинный перечень обязанностей, поэтому нет ничего удивительного, что должностная инструкция специалиста по снабжению – это наиважнейший документ в его работе. Что же входит в «Должностную» снабженца?

Задача снабженца заключается в поставке и обеспечении предприятия необходимыми материалами, которые требуются для нормального функционирования.

Так как именно он осуществляет закупки, а финансы тратит из организации. Поэтому к данной должности существует довольно строгий профстандарт. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, любые виды труда требуют тарификации, а для работников действует ЕКТС (расшифровка – единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий). Данная профессия подходит далеко не каждому человеку. Специалист в области снабжения должен обладать рядом качеств, способствующих эффективности его рабочей деятельности. Для продуктивности работы он должен быть внимательным к мелким деталям, являться устойчивым к конфликтным ситуациям, а также организованным и коммуникабельным. Очень важным качеством является ответственность.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector